Die Stammesversammlung ist ein zentrales Gremium innerhalb des Stammes. Hier treffen sich die Mitglieder eines Stammes einmal im Jahr, um gemeinsam wichtige Entscheidungen zu treffen und die Zukunft des Stammes zu gestalten.
Die Stammesversammlung ist ein wichtiges Instrument der Mitbestimmung und der demokratischen Beteiligung innerhalb des VCP. Sie ermöglicht es den Mitgliedern, aktiv an der Gestaltung ihres Stammes mitzuwirken und gemeinsam Entscheidungen zu treffen, die die Zukunft des Stammes betreffen.
An der Stammesversammlung nehmen in der Regel folgende Personen teil:
Eine typische Stammesversammlung verläuft in mehreren festgelegten Schritten:
Die Stammesleitung eröffnet die Versammlung, begrüßt die Teilnehmer und stellt die Tagesordnung vor.
Die Stammesleitung gibt einen Rückblick auf das vergangene Jahr, berichtet über durchgeführte Aktivitäten und Ereignisse und stellt den aktuellen Stand des Stammes dar.
Jeder Gruppenleiter berichtet über die Aktivitäten und Entwicklungen in seiner Gruppe. Dabei werden Erfolge hervorgehoben und Herausforderungen angesprochen.
Der Kassenwart des Stammes legt den Finanzbericht vor, erläutert die Einnahmen und Ausgaben des vergangenen Jahres und gibt einen Überblick über die finanzielle Situation des Stammes.
Die Mitglieder der Versammlung stimmen über die Entlastung der einzelen Ämter ab. Dies ist ein formeller Akt, der bestätigt, dass die ausführenden Personen der Ämter ihre Aufgaben im vergangenen Jahr ordnungsgemäß erfüllt haben.
Während der Stammesversammlung werden auch Wahlen durchgeführt. Dies betrifft in der Regel die Ämter die auf ein Jahr gewählt wurden, aber auch alle weiteren Ämter.
Unter diesem Punkt können alle weiteren Themen angesprochen werden, die nicht explizit auf der Tagesordnung standen. Dies bietet den Mitgliedern die Möglichkeit, offene Fragen zu klären und Anregungen zu geben.
Die Stammesleitung fasst die Ergebnisse der Versammlung zusammen, bedankt sich bei den Teilnehmern und schließt die Versammlung.